Az Mt. "A MUNKVISZONY" címet viselő III. részében, címet viselő II. fejezetében kerül szabályozásra, hogy a munkáltató a munkaviszony létesítéskor milyen nyilatkozat megtételére, illetve adatlap kitöltésére kötelezheti a munkavállalót.

Mt. 77. § (1) A munkavállalótól csak olyan nyilatkozat megtétele vagy adatlap kitöltése kérhető, illetve vele szemben csak olyan alkalmassági vizsgálat alkalmazható, amely személyiségi jogait nem sérti, és a munkaviszony létesítése szempontjából lényeges tájékoztatást nyújthat.

Az Mt. ezen kérdésben meglehetősen szűkszavú: nem ad taxatív felsorolást arról, hogy melyek azok az adatok, amelyeket a munkáltató jogosult kérni, illetve a munkavállaló köteles megadni. Az Mt. feltételként azonban előírja, hogy a nyilatkozat, adatlap, alkalmassági vizsgálat nem sértheti a munkavállaló személyiségi jogait, továbbá ezen feltételen túlmenően rögzíti az adatgyűjtés célhoz kötöttségét: csak olyan adatokra vonatkozhat, amelyek a munkaviszony létesítése szempontjából lényeges tájékoztatást nyújthatnak.

Azonosító kódok

Az azonosító kód olyan, matematikai módszerrel képzett, különleges adatra nem utaló számjegysor, amely a polgárt az adatkezelés során egyértelműen azonosítja. Létrejötte az illetékes hatóság által kiállított hatósági igazolvánnyal történik. Egy igazolvány mindig csak egy azonosító kódot tartalmazhat, tehát nincs "összevont" hatósági igazolvány, amely az összes azonosító kódot tartalmazza. Alapvető kérdés, hogy ezen azonosító kódokat jogosult-e megismerni a munkáltató?

A) Adóazonosító jel

Az adózással kapcsolatos nyilvántartás azonosító kódja. Az adóazonosító jel képzése és az erről szóló hatósági igazolványnak a kiadása a polgár részére az adóhatóság feladata, első alkalommal történő kiadása díjmentes. Az adóigazolvány a következőket tartalmazza:

a) családi és utónév,

b) anyja neve,

c) születési hely és idő,

d) adóazonosító jel,

e) a kiállítás kelte.

Az adóigazolványt a polgár köteles megőrizni, és annak adatait felhívásra - személyazonosságának hitelt érdemlő igazolása mellett - megismerhetővé tenni az adóhatóság (állami adóhatóság, önkormányzati adóhatóság, vámhatóság és az illetékhivatal), valamint az adózással kapcsolatban adatszolgáltatásra kötelezett szerv számára.

Az tételesen felsorolja, hogy mely szervek jogosultak - törvényben meghatározott feladatkörükben eljárva - az adóazonosító jel kezelésére. Ezen felsorolás tartalmazza - többek között - az alábbi szerveket és feladatokat:

A magánszemély az adóazonosító jelét köteles közölni a munkáltatóval, továbbá a kifizetővel, a megyei munkaügyi központtal, a hitelintézettel, a társadalombiztosítási szervvel, ha az olyan kifizetést teljesít, amelynek alapján a magánszemélynek adófizetési kötelezettsége keletkezik és azzal összefüggésben a törvény adatszolgáltatási kötelezettséget ír elő.

A munkáltató jogszerűen kéri a munkavállalót az adóazonosító jel közlésére, sőt a munkáltató köteles kérni a munkavállalótól az adóazonosító jel közlését. Ha a munkavállaló nem közli az adóazonosító jelét a munkáltatóval, a munkáltató és a kifizető a kifizetést az adóazonosító jel közléséig megtagadja.

B) Társadalombiztosítási Azonosító Jel
(TAJ-szám)

Az egészségügyi, a szociális és a társadalombiztosítási, valamint a magánnyugdíj rendszerrel kapcsolatos nyilvántartások azonosító kódja. A TAJ-szám képzése és az erről szóló hatósági igazolványnak a kiadása az egészségbiztosítási szerv feladata, amely kiadás a polgár részére az első alkalommal díjmentes.

A TAJ-számról kiadott hatósági igazolvány a következőket tartalmazza:

a) családi és utónév,

b) születési idő,

c) TAJ szám, valamint

d) a kiállító szerv bélyegzőlenyomata és a kiállító személy aláírása.

Az 1996. évi XX. törvény tételesen felsorolja, hogy mely szervek, mely célból jogosultak a TAJ-szám kezelésére. A munkaügyi adatszolgáltatásra kötelezett munkáltató az e tevékenységével összefüggésben jogszerűen kéri a munkavállalót a TAJ-szám közlésére, sőt a munkáltató köteles kérni a munkavállalótól a TAJ-szám közlését.

C) Személyi azonosító

A polgárok személyi adatai és lakcíme nyilvántartásának azonosító kódja (régebbi nevén: személyazonosító jel, vagy ismertebb nevén: személyi szám).

Olyan adat szolgáltatását a munkáltató nem teheti kötelezővé, amely kezelésére törvényi felhatalmazása nincsen, így általában nem kezelheti például a munkáltató a munkavállalók személyi azonosítóját.